L'outil simple anti micro-management

Le micro-management est une plaie. Tout le monde le sait, tout le monde le dénonce.

Mais voici le paradoxe : vous ne pouvez pas manager correctement sans savoir ce qui se passe dans votre équipe. Vous devez vous assurer que tout avance comme prévu, détecter les déviations, réorienter au bon moment.

Alors comment faire ? Comment obtenir l'information dont vous avez besoin sans tomber dans le contrôle permanent qui étouffe vos collaborateurs ?

Il existe une solution éprouvée, appliquée dans les conditions les plus extrêmes, et remarquablement simple à appliquer. Cette solution vient encore du monde militaire et de la sécurité, où la clarté des échanges peut littéralement sauver des vies. Comme le DPIF de la semaine dernière, c'est une méthode utilisée chaque jour dans des contextes où l'erreur n'est pas permise.

Je suis. Je fais. Je vois. Je demande : la simplicité d’un compte-rendu

Ce canevas de compte-rendu est utilisé en permanence. Quand on a terminé une mission (on en est là, quelle est la prochaine étape ?) ou quand le collaborateur constate qu’il sort du cadre initialement prévu (voilà la situation: que dois-je faire ?).

Je suis : d’où je parle, dans quel environnement.

Je fais : mes actions immédiates.

Je vois : ce que j’observe, ce que je constate.

Je demande : quelle conduite tenir maintenant ?

Dans sa version militaire originale, cela donne une phrase aussi simple que : « je suis à 50 mètres à l’ouest du carrefour. En observation vers le nord et l’est. Aucun mouvement détecté. Autorisation de franchir le carrefour et de poursuivre la mission ». Le chef sait ce qu’il se passe, où en est son subordonné et décide de la suite. Ni l’un, ni l’autre n’a été pollué par des demandes incessantes.

Cette bonne habitude offre de nombreux avantages. Tant que le collaborateur ne rend pas compte, c'est qu'il remplit la mission confiée et qu'elle n'est pas terminée. Si problème il y a, le manager est informé immédiatement. Le respect du canevas permet de donner toutes les informations nécessaires, même sous stress. Et surtout, c'est une marque de confiance : je te laisse mener ton affaire sans intervenir constamment.

Imaginez un chef d’atelier qui vous appelle dans votre bureau de responsable production. Vous étiez jusque-là penché sur vos propres dossiers, vos propres priorités, sans inquiétude particulière sur le fonctionnement des chaînes.

« Je suis sur la ligne B, production des 3000 pièces pour X. J'ai arrêté la ligne à 8h40, défaut récurrent sur composant fournisseur. Je vois un risque sur 30 pièces produites, retard estimé 2 heures. Je demande bascule sur stock de sécurité et autorisation de rebuter les pièces non conformes».

Cet appel présente quatre qualités essentielles. La clarté de la position, on sait qui parle et d’où. Du factuel, à travers observations et actions, sans présentation d’une opinion. La responsabilité du collaborateur, qui a fait sa part de travail et qui sollicite son manager pour ce qui n’est pas de son niveau. Enfin, cette sollicitation du manager non pour enquêter mais pour décider.

Un bon compte rendu n’explique pas, il permet de décider.

Pourquoi cette méthode fonctionne-t-elle bien dans une TPE ou une PME ?

Ce canevas évite les mails flous, les réunions inutiles et les décisions prises trop tard. Il crée un langage commun entre le terrain et la direction, sans alourdir l’organisation. Et c’est un excellent antidote contre la tentation du micro-management.

Un compte rendu à temps, lorsque la mission confiée est achevée ? un compte rendu immédiat, lorsqu’une difficulté surgit ?  Cela permet au manager de faire son job : contrôler l’exécution de ce qui a été prévu et prendre les décisions au bon moment. Sans pour cela être en permanence sur le dos de son collaborateur, pour « savoir ».

Dès demain, expliquez le : « je suis, je fais, je vois, je demande » à vos équipes et mettez en application cette procédure simple de compte-rendu. Vos collaborateurs ne vous solliciteront que deux fois : quand la mission est accomplie ou quand ils ont besoin d'une décision. Entre les deux, silence radio. Et c'est justement le signe que tout se passe bien.